Publié le 12.07.2023
S’organiser : c’est avant tout savoir se poser, réfléchir pour que les travaux prévus se déroulent de façon rationnelle avec au bout du compte la satisfaction du travail bien fait. Vous avez certainement eu l’expérience d’un engagement trop rapide dans des travaux et de vous apercevoir après coup qu’il manquait quelque chose, que cela aurait pu être mieux réalisé ou plus vite. Outre son domaine de compétences propres, celles d’un artisan ou d’un commerçant sont multiples. Tour à tour, et selon son activité, chauffeur, bricoleur, observateur, décorateur, gestionnaire,… sans pour autant être un spécialiste.
D’une manière générale, la priorité est de hiérarchiser les tâches à accomplir par leur importance et leur degré d’urgence et les garder présentes à l’esprit dans sa tête ou sur un papier.
Prévoir en amont les différentes étapes et le déroulement d’un chantier (maçonnerie, couverture, électricité, peinture, etc) ainsi que toutes les tâches annexes est un bon moyen de s’assurer une bonne coordination des travaux, éviter les trajets inutiles, ne pas courir chercher du matériel à chaque instant. Le coût élevé d’achat et de fonctionnement des machines nécessite une optimisation du temps de travail et la minimisation des temps d’arrêt, en particulier lorsqu’elles sont louées. Malheureusement les arrêts imprévus ou les pannes font partie intégrantes de l’activité. Lorsque cela arrive, évaluez d’abord autant que possible la gravité du problème et le temps d’immobilisation pour envisager les tâches que les personnes et les autres machines présentes peuvent effectuer avant la reprise. Ce peut être de l’entretien, du nettoyage voire le report sur un autre chantier, s’il s’avère que le temps d’arrêt sera long. Ayez toujours en tête une liste d’activités de remplacement et prévoyez le remplacement de machines hors services et éventuellement aussi de personnes absentes lorsqu’elles occupent des postes clés.
La disposition des locaux, atelier ou magasin, est une donnée fixe. Eviter les allées et venues et les trajets superflus passe par une disposition, une organisation et un équipement des différents postes de travail rationnels. Profitez des moments de creux ou d’activité réduite pour réfléchir à l’agencement interne des matériels, machines, outils, et gagner en efficacité et confort de travail pour vous et vos salariés si vous en avez. N’hésitez pas à leur demander leur avis et à les impliquer dans le fonctionnement de l’entreprise. Et pourquoi pas, recourir à un oeil extérieur si besoin, car les habitudes conduisent souvent à occulter les pistes d’amélioration.
Les tâches administratives ne sont pas toujours votre spécialité. Dans ce domaine-là également, être bien organisé est une manière d’y passer le moins de temps tout en restant efficace. Préparez la liste de tout ce qu’il faut faire avec un ordre de priorité ; si vous êtes susceptible d’être dérangé par des appels téléphoniques, des représentants, … choisissez plutôt les travaux qui nécessitent relativement peu d’attention et réserver les moments de réflexion qui engagent votre entreprise ou votre commerce (commandes, devis, investissements…) à des moments plus calmes pour prendre les bonnes décisions en toute sérénité. Dans le même ordre d’idée, mettez à profit les périodes calmes pour vous familiariser avec les nouvelles technologies de fabrication et de communication pour être performant, fidéliser votre clientèle et développer votre entreprise ou votre commerce.
Ce n’est pas toujours simple quand on a eu l’habitude de travailler plus ou moins seul. Pourtant, en présence de salariés, la délégation est un facteur de bonne gestion d’un entrepreneur.
Le nombre et la complexité croissante des tâches requièrent une attention qui oblige bien souvent à confier le suivi et l’exécution de certaines d’entre elles à d’autres personnes. Mais déléguer ne veut pas dire simplement se décharger. C’est aussi responsabiliser des personnes, faire confiance, donner des consignes claires, des objectifs… Dans les premiers temps, il faudra probablement accompagner le délégataire et s’organiser pour en prendre le temps. Quand le travail est terminé, et bien réalisé, faites preuve de reconnaissance, c’est un motif de satisfaction pour vous, mais aussi un facteur de motivation pour le ou les délégataires. Une confiance mutuelle est un gage de sérénité dans le travail.
Si vous avez l’impression de ne pas savoir déléguer, posez-vous la question : pourquoi ? Cela vous aidera à trouver la solution. Enfin, si l’ampleur des travaux dépasse votre capacité d’intervention en temps ou en matériel, il vous reste toujours la possibilité d’avoir recours à un sous-traitant.
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